金融/ rso

请参阅以下有关学生会财务文书工作的步骤和程序. Paperwork can be found in our office in 学生 Center Room 103. 请记住，这些政策指的是地区登记制度的程序，对于行政部门可能有所不同. Please refer to the 行政部门 financial policies for that information.

采购申请表

当需要为服务、产品、物品等付款时，就需要购买申请单. 如果你向不同的供应商/公司/个人付款，你必须使用不同的购买请求. A purchase requisition is also used when reimbursement is needed. 请记住，您不应该购买任何未经SGA簿记员批准的物品并期望获得报销. 采购申请单需要以下信息:

• 表格上列出的所有信息
• The invoice, contract, paid receipt, quote (whichever applies)
• 附上活动传单, (没有传单意味着不完整的文书工作和更长的审批过程，因为我们会去争取这份传单。)
• After time stamping YOU keep the reference sheet (PINK SHEET on back)
• 写好支票后，组织邮箱中会有黄色的表格, therefore it is important you check your email 和 check your mailbox!

比赛得奖表格

当您的活动将在活动中分发奖品时，需要竞赛奖品表格. This allows us to first see the prize you are giving away was given to the contest, but also protects you as a 我一起 because there is confirmation of this prize given.

填写此表格，你需要了解以下资料:

• 事件名称
• 活动日期
• 我一起
• 赢家的信息
  • 名字
  • CWID
  • 电话号码
  • 奖
  • 收件人签名

活动前费用表(PEEF)

PEEF是活动前费用表. This form indicates that your organization is requesting funds for an event. 它的目的是分解你的预算，包括你将如何使用它，以及你用了多少. This form must be submitted 21 days before the event occurs. 所有信息必须填写在PEEF上. 您必须在表格顶部提供时间戳. You should come to the SGA office to fill out this paperwork, 和 h和 it into the SGA Bookkeeper or SGA Executive Treasurer. PEEF可以在上交后进行修改, 和 must be done within a responsible amount of time before the event.

PEEF将需要下列资料:

• 组织
• 机构类别
• 位置
• 事件名称
• 日期 & 事件发生时间
• 联络人(须为组织E-Board成员)
• 事件的简要说明
• 正在使用的预算线
• Category of Purchases (Food, Supplies, Decorations, DJ/Speaker, 奖s, Other)
• 估计成本 & 总成本
• 组织主席和财务主管签名
• Indicate any of the following additional forms/procedures:
  • Vendor Check (must submit purchase requisition with this form)
  • 合同
  • Co-Sponsorship
  • 比赛奖
  • 会议之旅
  • 食物豁免

收购提议

投标建议是需要任何购买$350.00美元或更多的我一起. 需要竞争性投标. 每个投标都要填写一个投标建议书表. This included all costs, which include shipping 和 处理.

投标建议书需要下列资料:

• 公司/供应商/个人的名称
• 公司/供应商/人士的地址
• 提供的项目/服务
• 项目的数量和金额(如适用)
• 投标审核类型
• Comments- Explanation of why you choose the bid for Company/Vendor/Person
• 必须包括投标人的签名吗

To submit a bid proposal, make sure you have the following:

• 来自公司/供应商/个人的报价
• 使用PEEF(详细信息请参阅最后一张幻灯片)
• With Purchase Requisition (refer to future slides for details)
• 附活动单张

申请豁免

如果您之前在学年中提交了投标提案并获得批准，或者如果服务是独特的并且无法在其他地方找到，则使用投标豁免.

放弃投标需要以下信息:

• 包括所有费用，包括运费 & 处理
• 解释为什么需要放弃投标

To submit a bid waiver, make sure you have the following items:

• 提交采购申请单
• 与PEEF一起提交

服务合同

服务契约在以下情况下使用:

• 食堂的食物
• 场馆
• 密歇根州立大学会议中心(大学大厅7楼)
• DJ
• 表演者
• 扬声器/谢礼

You need the following information when you are doing a service contract:

• 所要求的组织信息
• 组织 contact person signature 和 name printed, contact number
• 活动日期、时间和地点
• Filling out all contractor information on form accurately
• 必须随采购申请单一起提交吗
• 必须在活动前21天提交吗
• 只有sga会长才能签署合同!

Co-Sponsorship形式

The co-sponsorship agreement serves as a confirmation of an agreement between 我一起s. 此表格概述了这些组织的共同赞助协议之间的期望. 在此表格中，机构1是主办机构，机构2是共同主办机构. 提醒一下，SGA不能共同赞助我一起s活动. For the Co-Sponsorship形式, you will need to know the following:

• 哪个组织是主办者，哪个是共同主办者
• 事件的详细信息，如名称、时间、地点等
• 成本细目:
  • 项
  • 总成本
  • 组织1贡献了多少
  • 组织2贡献了多少
• 收入规定
• 其他规定:
  • 出席
  • 促销活动
  • 清理
• 主办机构注册会计师签名(总裁及司库)
• 共同发起人签名(总裁及司库)

所有SGA rso都需要财务培训. The President 和 Treasurer need to do the 金融培训. 请按照以下步骤进行财务培训. In order to access your budget as an 我一起, you must be financially trained.

财务培训步骤:

1. You will be sent your google account information when you become a 我一起. This account will allow you access to our “Financial Resources & 信息”文件夹.
2. 一旦你进入文件夹, 你会看到一个“财务培训”文件夹, click in there 和 watch the 金融培训 video for 我一起s.
3. 当你看完视频后，做文件夹里的“财务培训测验”. 注意:你必须在测验中获得100%的成绩.
4. When you have completed the quiz, you will be emailed by the SGA Treasurer.
5. 如果你通过了, 您将收到一封“下一步”的电子邮件，您需要到我们的办公室签署财务签名卡，以便访问您的预算.
6. 如果你不及格, 你会收到电子邮件，澄清你在测试中出错的地方，以更好地帮助你理解它, 你需要重做测试, 一旦你重新做了测试, 您将按照上面的步骤操作.
7. 一旦您完成了上述所有步骤, you will be officially financially trained 和 able to access your budget.

The SGA pays for general publicity for 我一起s up to $1,000 per fiscal year. 我一起s must order general publicity items within the first 10 weeks of the semester. 我一起s不会向衣物接受者收取费用. rso必须通过engage填写一份宣传申请表. 从那里，它将被批准或拒绝. 请参阅下面的指导方针.

一般宣传项目(非特定活动)

• 每年不得超过一条横幅，最高250美元.00.
• 任何组织拨款都不包括超过300美元的网站设计经费. 衣服不得超过50美元.每件00美元.
• 服装必须用于促销目的，不得向服装接受者收取费用.
• Non-event-specific宣传, 由区域干事的组织拨款支付, 总额不得超过300美元.每名注册服务提供者每年可获00英镑.
• rso必须填写“宣传申请表”, 宣传资金将在第一次发放, 先得制, until all the funding has been exhausted for the fiscal year.

宣传项目包括但不限于:

• 衬衫
• 运动衫
• 裤子
• 腕带
• 水瓶

SGA支付所有我一起活动的安全费用. UPD will bill us directly so you do not need to worry about providing us an invoice. If the event doesn’t end on time organizations will be penalized. Entire cost for security will be billed to the organization including the extra hour. 与会者需要戴上腕带. 当您请求参与时，您需要为您的活动报告准确的出席人数. If you host an event with over 100 people 和 do not get security, 你的组织将被追究责任 . 记住你是SGA的代表，应该在你的活动中坚持所有的政策. 我们希望你至少提前48小时通知 studentorgs@eagle1027.com 和 colemanc@eagle1027.com. Failure to do so will make you liable for the cost of security.

所有门票销售均通过EventBrite完成. 费用应该足够高，使组织能够负担得起活动，而不会对学生参加活动的能力产生不利影响. SGA不会资助非学生参加的活动. 活动的总费用除以预计参加人数=非学生的入场费. 门票销售必须通过哪些-这是为了避免欺诈，并提供一个集中的地方门票销售.

To set up a 哪些, you, please follow the steps below:

• 必须填写 哪些请求表单.
• NO other EventBrite accounts can be used for SGA approved events.
• 如果在表格上标记为筹款活动，所有收益将存入组织的个人账户
• 售票方式:
  • 学生
  • 非学生
  • Complimentary (usually co-sponsorship tickets fall under this)

If you are using food other than Chartwells, you must fill out a 食物豁免. 你必须在活动开始前至少10天提出申请. Must email Jim Robinson , Manager of Dining Services 和 学生 Development, robinsonja@eagle1027.com. Make sure to fill out the form accurately to avoid delays or issues. Do not commit to a vendor without having an approved 食物豁免 for the event. 确保你的活动场地能容纳食物，并符合餐饮服务政策. These regulations are 大学 policy 和 are expected to be upheld.

传单的目的是宣传你的活动, 对我们办公室来说，是给我们更多的“证据”，证明你的事件发生了，你的文件上的信息是真实的. 传单必须包括我一起的名称

• Must say they are a “Programming Board of SGA” 事件名称
• 活动日期
• 事件发生时间
• 事件发生地点
• 必须清晰可辨

All fliers should be attached to all submitted purchase requisitions for events. Try your best to make your flyers inclusive, use easy to read fonts. 一般提醒，所有传单必须在STCT 104中得到CSI的批准才能张贴在校园里

依章程第六条之规定, the 行政部门 has certain policies that are different from the 我一起s. 这些政策概述如下.

收购提议

• We are now implementing a new bid threshold for the 行政部门:
  • 投标门槛1:对于低于2,500美元的购买项目，不需要投标，但建议投标
  • 出价阈值2:对于2美元的购买项目,500或更多, 如第1节:区域办事处财务政策所述，需要三个竞争性投标提案
  • Bid Threshold 3: For a purchase item or total event cost of $50,3个竞争性投标需提交执行总裁和财务主管批准. 除了, 通知, 在购买之前，必须向大学SDCL的财务顾问提交价格细目和任何文书工作
  • 包括所有费用，包括运费 & 处理
  • Follow the same steps as outlined above for 我一起s to complete your bid proposal

线传输

• 线路转移是指您希望将资金从一个预算线路转移到另一个预算线路
• If the 行政部门 is to do a line transfer, it must come from the same semester. 你不能从一个学期转到另一个学期;
• 线路转移必须在学期结束前4周提交给SGA财务主管和SGA簿记员
• Line transfers are up to the approval of the SGA Treasurer 和 the SGA President